SORUMLULUĞUNDA OLAN GÖREVLERİ:

1.Gerek fiziki ve gerekse de elektronik ortamlarda tarafınıza havale edilen/verilen her türlü yazıyı, kurallarına uygun olarak yazmak, bilgilerini güncelleştirmek, gerekli olanlara cevap hazırlamak ve işleri süresi içinde sonuçlandırmak,

2.Kurum ya da kişilerle ilgili gelen-giden evrakların kayıtlarını fiziki/elektronik ortamlarda yapmak, bu evrakların depolandığı klasörleri/dosyaları ilgili mevzuatına göre tutulmasını sağlamak, saklamak ve arşivlemek, gizli kalması gerekenlerin gizliliğini sağlamak,

3. Kurumumuza ve şahsınıza gelen yazıların takibini ve gereğini yapmak için Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Programını sürekli açık tutmak, zorunlu haller dışında kurum içi ve kurum dışı tüm yazışmaları kağıt kullanmadan bu program aracılığı ile elektronik ortamda yapmak, programın sağlıklı, sürekli ve düzenli çalışmasını sağlamak,

4. Tüm personelin göreve başlama, ayrılış, özlük dosyalarını alma-gönderme, emeklilik işlemleri, sevk, izin, rapor ve özlük hakları ile ilgili belgeler ile diğer belgeleri düzenlemek,

5. Arşiv hizmetlerini, mevzuat çerçevesinde ve ilgili müdür yardımcısı/yardımcıları ile diğer personel işbirliği içerisinde yürütmek,

6. Öğretmen, memur, işçi, İşkur personeli ve hizmetlilerin dosyalarını tutmak, bunlarla ilgili değişiklikleri zamanında MEBBİS, EBYS vb elektronik ortamlara işlemek,

7. Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri gereğince Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi görevini yürütmek,

8. Ambarın kontrol, sayım ve denetimini yapmak,

9. Öğrenci, kalfa, usta, usta öğretici, diploma, denklik vb adayların başvurularını alarak, başvuru zarf ve dosyalarını oluşturmak, usulüne uygun arşivlemek ve muhafaza etmek,

10. Kalfalık, ustalık, usta öğreticilik belgesi ile diploma almaya hak kazananların belgelerini hak sahiplerine imzaları karşılığında teslim etmek.

11. Kurumun açıldığı 1990’dan beri fiziki ortamlarda hazırlanan ve daha sonraları elektronik ortamlarda çıktıları alınan söz konusu belge ve diplomalara ait (kalfalık, ustalık, işyeri açma, usta öğreticilik belgesi ile diploma) defterleri muhafaza etmek.

12. Kurumun fotokopi iş ve işlemlerini gerçekleştirmek,

13. Depoda/arşivde korunan kağıt, belge, zarf, defter, diploma, karne, teşekkürname, takdirname, ödül vb boş belgelerin tükenmeden temin edilmesi için ilgili müdür yardımcısı/yardımcılarını haberdar ederek, zamanında alımlarının sağlanmasını temin etmek,

14. Okul Aile Birliği için yazılması gereken yazı, satın alma evrakı, doldurulması gereken defter, fiş, gider makbuzu vb evrakları yazmak, denetim için hazır halde bulundurmak,

15. Okul Aile Birliğine ait defter, evrak, fatura, dekont, gider makbuzu, fiş, harcama evrakları ve bunlara ait yazıları arşivleyip, muhafaza etmek,

16. Teslim edilen bilgisayar, fotokopi, yazıcı ve benzeri araçları kullanmak, korumak, zamanında bakım ve onarımlarını yapmak/yapılmasını sağlamak,

17. Harcama kâğıtlarını mevzuata uygun olarak hazırlamak, bunlarla ilgili belgeleri, fatura örneklerini ve satın alma ya da satma kararlarını dosyasında saklamak, ilgili kurumlara ulaştırmak,

18. Kuruma yeni atanan ve mevcut personel ile ilgili elektronik ortamda yapılması gereken güncellemeleri zamanında yapmak,

19. İmza sirküsü çizelgesini zamanında, günlük ve usulüne uygun olarak imzalamak,

20. Gelen telefonları cevaplandırmak gerektiğinde ilgililere yönlendirmek,

21. Görev tanımında belirtilen diğer görevler ile müdür tarafından verilen diğer görevleri yapmak,